해외공사 클레임, 효과적으로 대처하기

 

 

2008년 한국건설업체들은 해외 진출 40여년 역사상 가장 많은 500억 불 규모의 해외 프로젝트를 수주할 예정이다. 그러나, 이러한 중동건설의 대호황에도 불구하고 일부 프로젝트는 이익을 내지 못함은 물론, 상당한 손해를 보기도 한다.

프로젝트는 마치 살아있는 생명체와 같아, 발주처의 다양한 요구 속에 예산과 공기 내에 완공하기 위하여 변칙적으로 변화한다. 모든 프로젝트는 서로 똑같아 본 적이 없으며 손해를 봤다고 두 번 다시 같은 조건으로 수행할 수도 없다.

프로젝트를 수행하게 되면 우리는 언제나 클레임 (Claim)이라는 어려운 문제를 만난다. 클레임이란 계약 당사자 중 한쪽, 특히 계약자가 여러 가지 조건과 설계 변경 등의 이유로 증가된 비용과 공기의 연장에 대해 보상을 신청하는 것이다. 각 프로젝트 별로 계약조건과 적용하는 법규, 환경이 다르기 때문에 체계적인 자료관리와 논리를 갖고 대비하지 않으면 이 클레임이라는 괴물과의 싸움에서 이길 수 없다.

그리고, 이익을 냈다고 클레임을 하지 않는 것도 바보다. 여하한 경우에라도 발생이 가능한 클레임을 미리 예측하여 객관적이고 합리적인 근거를 바탕으로 적절한 대처 방안을 강구하여야만 손실을 최소화하고, 나아가 이익을 최대화할 수 있다.

1. 계약조건의 이해

앞으로 발생될 클레임이 무엇인가를 예측하기 위해서는 입찰 시 발주처가 제시한 계약서의 모든 조건을 철저히 검토하여 위험 요소를 찾아내야 한다. 발주처에게는 조금 미안하지만, 계약이 체결된 순간부터 프로젝트의 위험요소를 관리할 수 있는 시스템을 확립하고 클레임을 준비하여야 한다.

2. 클레임의 주요 내용

계약조건의 불이행과 해석상 차이, 계약 내용과 설계의 변경, 불가항력, 관련 법규의 변경 등으로 야기되는 클레임은 협상과 합의에 많은 시간이 걸리고 철저한 노력이 필요하다. 우선 무엇이 클레임의 대상인지를 알아 보자.

1) 설계의 문제

계약자는 발주처가 제시한 설계에 따라 상세설계와 시공을 하였음에도 불구하고 문제가 발생될 경우 분쟁으로 번진다. 따라서, 계약 후 가장 빠른 시간 내에 설계에 대한 검증 작업을 실시하여 일이 더 커지기 전에 위험요소를 발견하고 대책을 강구하여야 한다. 가능한 한 발주처는 계약자가 설계와 사양을 검증할 의무가 있다는 이유로 책임을 전가시키려 할 것이다.

2) 작업의 성격, 질 또는 종류의 변경

계약에 나와있는 작업에 대해 발주처가 변경을 요구함으로써 비용 및 공기 연장 요인이 발생될 경우 보상 받을 권리를 갖는다. 여기에는 작업의 성격, 질, 종류 등의 변경뿐만 아니라, 작업량의 증감이 있을 수 있고, 작업이 생략되거나, 추가공사가 될 수도 있다.

3) 추가 검사

발주처는 의심되는 부분에 대해 추가 테스트나 검사를 요구할 권리가 있으나, 검사 후 하자를 발견하지 못했을 경우, 이에 따른 추가 비용 및 공기 연장을 보상해주어야 한다.

4) 높은 수준의 사양 적용

계약자는 계약 내용에 일치한 작업 수행의 의무만 있으나 발주처가 더 높은 수준, 엄격한 사양 적용을 요구함으로써 기자재 가격의 상승은 물론, 시공상의 추가 비용 및 공기 지연을 초래한 경우, 계약자는 보상 받을 권리를 갖는다.

5) 현장조건의 차이

입찰 당시 발주처가 제시한 도면 또는 토지조사 자료에 나타난 내용과 실제 현장작업 시 상이하여 추가 비용 및 공기 지연이 발생되면 보상 받을 권한을 갖는다. 예를 들어 지하 터파기 작업 중 도면상에 나타나지 않은 암반 발견이나 지반 침하 현상이 해당된다.

6) 발주처의 책임 회피

계약서에 언급된 발주처가 해야 될 사항을 지연, 기피, 간과함으로 인해 계약자의 작업수행에 방해를 초래한 경우, 발주처는 보상해야 한다. 예를 들어 발주처는 공사수행에 필요한 인허가를 관련 정부 기관 또는 단체로부터 받아야 할 의무가 있음에도 불구하고 이를 지연한 경우에 해당한다. 또 다른 일례로 계약자가 제출한 설계 도면을 발주처가 계약서에 명시된 기간 내에 승인하지 못할 경우, 계약자는 이에 따른 공기 지연과 추가 비용을 보상 받을 수 있다.

7) 법규의 변경

입찰 당시에 적용된 발주국의 관련법규 및 기술사양서가 나중에 변경되어 문제가 발생하였을 경우, 계약자는 보상 받을 권리가 있다.

8) 불가항력

계약 당사자 쌍방이 책임이 없거나 관리할 수 없는 사유, 즉 천재지변, 전쟁, 사회혼란 등이 발생 시 계약자는 현장 보존 및 발생 피해를 최소화하여야 한다. 그러나, 계약조건에 따라 실제로 손해가 발생된 직접비만 보상을 받거나, 간접비까지 보상 받는 두 가지 경우가 있다. 일반적으로 국제건설계약의 기준이 되는 FIDIC에서는 보험 보상이 가능한 천재지변의 경우를 제외하고는 국가치안과 관련한 리스크는 발주처가 직접비와 간접비, 그리고 기대이익까지 보상하도록 규정하고 있다.

9) 공기 단축

계약서에 나와 있는 완공일 이전에 단축을 요구하는 경우, 계약자는 추가 비용에 대해 보상 받을 권리가 있다.

3. 클레임 준비 및 작성

클레임은 계약에 따라 프로젝트를 수행하는 과정에서 예측할 수 없었던 추가 비용이 발생되었지만 당사자간 합의에 도달하지 못하였을 때, 계약자가 정당한 보상을 요구하는 클레임서류를 제출함으로써 시작된다.

클레임으로 여겨지는 사안이 발생 시 계약자는 계약서상 언급된 기간 내에 서면으로 발주처에 통보하고 관련 자료를 취합하여 사전에 대비함은 물론, 모든 관련 서류 및 자료는 반드시 계약언어를 사용하여 잘 보관해야 한다.

클레임을 하기 위해서는 3가지의 기본 조건이 전제되어야 하는데, ① 계약 조항에 의거 객관적으로 보상 받을 수 있는 권리와 계약 조건이 명시되어 있어야 하며, ② 추가비용과 공기지연의 사유가 분명해야 함은 물론, ③ 손해 즉 클레임 발생으로 입은 금액과 지체일수가 계산되어야 한다.

1) 클레임 사전 통보

계약자는 생명이나 재산을 위협하는 비상사태를 제외하고, 가능하면 작업 수행 전 클레임을 청구하겠다는 의지를 발주처에게 반드시 서면으로 일차 통보 후, 계약서상 언급된 기간 내에 클레임의 일반적 성격과 금전적 보상 범위를 서면화한 클레임서류를 제출한다.

2) 준비

계약자는 클레임 사안에 대한 계약서 근거조항을 반드시 제시하되, 발주처가 부정할 수 있는 반대 조항의 언급 여부에 대해서도 철저히 숙지해야 한다.

클레임 내용에 대해 발생부터 클레임 신청 시까지의 과정을 일자 순으로 기록하고 확인하고, 모든 클레임 서류는 서면으로 4W1H 원칙에 입각하여 작성하며 아래의 서류를 클레임 증거 자료로 활용한다.

-당사자간의 송수신 서류 (공문, 팩스, 메모, 전화 메시지 등)
-프로젝트 관련 각종 기록 및 자료
-신문기사, 정부 보고서 등의 기타 참고자료

3) 스케줄과 코스트 클레임의 산출

클레임의 핵심이 되는 공기지연과 추가비용 요구는 합리적으로 작성되어야 한다. 정당하게 산출되어 있지 않으면 클레임이 거절 당함은 물론, 발주처에서는 역으로 반론을 제기하거나 오히려 손해보상을 요구하는 역클레임을 낼 수도 있다.

공기지연 클레임을 작성하는 방법은 여러 가지가 있으나, 일반적으로 CPM을 사용하여 각각의 작업 공정이 연기됨으로써 파급되는 전체 스케줄을 분석하는 방법을 쓴다.

추가비용 클레임은 각각의 사안별로 작성되어야 하며 실제 적용된 코스트 자료를 증거로 제시하여야 한다. 계약서에 첨부된 단가, 계약 시에 사용된 견적기준, 그리고 벤더나 하청업체로부터 접수한 실제 견적서를 적용하는 것이 바람직하다.

4) 클레임 서류 작성

클레임 서류의 형식은 특별히 정해진 것은 없으나, 논리적이고 명백한 단어를 사용하여 아래의 내용을 포함하여야 한다.

① 요약

클레임 사유 및 보상 요구에 대한 내용을 간략하게 정리한다.

② 클레임 배경

클레임을 제기하게 된 이유와 근거, 그리고 당위성을 설명한다.

③ 이슈 분석

각 클레임 이슈에 대한 설명과 더불어 관련 사실에 대해 상세하고 구체적으로 기술한다.

④ 클레임 내역과 그 산출 근거

클레임 발생으로 인한 스케줄 지연, 생산성 저하, 추가비용 발생 등이 산출근거 및 방법과 함께 객관적으로 제시되어야 한다.

⑤ 결론 (보상의 요청과 기타 이유)

제시된 클레임 내용을 간략하고 명확하게 기술한다.

⑥ 관련 자료

클레임과 관련한 모든 증거 자료 및 관련 자료를 첨부한다.

4. 협상

1) 협상 준비

클레임 서류를 제출한 후에는 발주처와의 비공식접촉을 통해 예상되는 문제점과 반론을 예측하는 노력을 펴야 한다. 협상에 대비하여 계약자의 입장을 우위에 놓을 수 있는 관련 자료와 발주처의 논리를 제압할 수 있는 반론을 준비해 두어야 한다.

2) 협상 전략

협상을 진행할 내용, 진행 방법, 진행 단계를 포함한 체크 리스트를 작성하여 체계적이고 논리적으로 협상에 임해야 하며, 로비스트 혹은 중개인를 활용할지 여부도 결정해야 한다.

클레임 협상은 계약 당사자가 문제의식을 명확하게 인식하고 있는 시점, 즉 사안 발생으로부터 가능한 빠른 시간 내에 협상하는 것이 좋으며, 발주처측 담당자와 접촉 창구를 고정시키고 긴밀한 관계를 유지하여야 한다.

발주처는 계약자의 클레임에 쉽게 합의하지 않을 뿐만 아니라, 계약금액이 줄어드는 네거티브 클레임과 계약자의 잘못으로 인한 역클레임으로 공격하므로 양자간에 맞교환이 이루어질 수 있는 유연성을 보여야 한다.

5. 분쟁

제출된 클레임에 대해 원만한 합의를 이루지 못하는 경우, 제3자에게 판단 의뢰할 수 밖에 없으나 현실적으로 시간이 많이 걸리고 비용 발생이 과다함으로 계약 당사자간의 협의와 양보를 통한 해결이 바람직하다.

1) 중재

계약 당사자는 공평한 판단을 내릴 수 있도록 계약서에 언급된 중재위원회를 통하여 분쟁을 해결한다.

2) 소송

합의가 되지 않을 경우 사법기관에 판단을 의뢰하는 경우로 판결 내용은 강제 구속력을 갖는다. 그러나, 최종 판결까지는 과다한 시간 및 비용을 초래하고 회사 지명도에 좋지 않은 영향을 주어 동일 발주처 또는 동일 발주국의 후속공사 입찰에 참여할 수 없으므로 소송에 의한 해결에는 신중해야 한다.

6. 결론

클레임은 최종 완공증명서를 받기 이전까지는 언제라도 발생할 수 있으므로 철저한 준비와 분석을 통해 협상 시 발주처로 하여금 승인을 유도하기 위해 아래와 같은 준비가 필요하다.

1) 계약조건에 대한 완벽한 이해

계약 당사자 쌍방이 서명을 하게 되면, 계약 내용의 변경은 불가능함으로 입찰 준비 기간 또는 계약 네고 시 불명확한 부분은 반드시 확인을 요구하고 답변내용에 대한 자료를 철저히 관리해야 한다.

2) 발생 가능 리스크에 대한 분석

계약 내용은 각 발주국 또는 발주처 및 계약 유형에 따라 상이할 뿐 아니라 일반적으로 발주처는 불리한 내용 혹은 의무사항에 대해서는 언급을 기피하고 있어 공사수행을 통한 경험 및 국제건설 표준 계약서상에 요구되는 내용을 철저히 분석하여 위험요소를 발견하고 대처하여야 한다.

3) 클레임 자료 확보

발주처가 지시한 서면 자료뿐만 아니라 미팅 시 논의된 자료를 일자 및 주제별로 관리하여 보관해야 하며, 공사 수행과 관련 모든 서류는 반드시 계약상 요구되는 언어로 작성되어야 한다. 단, 구두로 얻은 내용은 아무런 효과를 갖지 못하기 때문에 반드시 문서화하여야 한다.

4) 클레임 제출 및 관리

클레임 발생 시 계약상 언급된 기일 내에 일차적으로 클레임 청구를 하겠다는 공문을 발주처에 반드시 서면 통보 후, 충분한 자료와 함께 보상청구 서류를 작성하되 가능한 빠른 시일 내에 제출하고 지속적으로 관리하여야 한다.

5) 발주처와의 지속적인 접촉

클레임 서류를 작성하고 제출한 후에는 발주처의 진행사항을 주기적으로 체크하고 담당자와 지속적으로 접촉하여야 한다.

6) 클레임 전문가 육성

클레임은 발생 사유가 다양할 뿐 아니라 기술, 상업, 법률적 내용이 복합적으로 작용하고, 클레임 신청부터 협상까지 논리적이고 체계적으로 이루어지기 때문에 전문가의 육성이 시급하다.

(최초입력: 2008년 8월 18일)